Was ist eine Prozessdokumentation?

Eine Prozessdokumentation hält fest, wie eine Arbeit im Unternehmen abläuft: welche Schritte es gibt, wer sie macht, wer entscheidet und wo übergeben wird. Sie kann ein Text sein, eine Zeichnung oder beides. Ich zeichne die Abläufe als BPMN.

BPMN ist eine gemeinsame Zeichensprache für Abläufe. Jeder Schritt, jede Entscheidung und jede Übergabe hat ein festes Zeichen. So lesen Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter dasselbe Bild.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Sie zeigt auf einer Seite alle Abläufe des Betriebs und wie sie zusammenhängen. Sie ist der Überblick, die einzelnen Abläufe dahinter sind die Details.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessdokumentation und Arbeitsanweisung?

Die Prozessdokumentation beschreibt den ganzen Ablauf mit allen Beteiligten. Eine Arbeitsanweisung beschreibt einen einzelnen Handgriff genau. Der aufgeschriebene Ablauf ist die Grundlage, aus der sich Arbeitsanweisungen später ableiten lassen.

Wie lange dauert es, bis meine Abläufe aufgeschrieben sind?

Das hängt von der Größe des Betriebs und von der Zahl der Abläufe ab. Als Richtwert dauert die Potenzialanalyse etwa 3 Wochen bei 100 Mitarbeitern. Nach der Standortbestimmung bekommst du ein schriftliches Angebot.

Was kostet die Zusammenarbeit?

Der Erstkontakt ist kostenlos. Die Standortbestimmung kostet 900 € pro Tag, Festpreis, zzgl. Reisekosten und gesetzlicher Umsatzsteuer, meist sind es ein bis zwei Tage. Die weiteren Schritte bekommst du als schriftliches Angebot, bevor es losgeht.

Wer pflegt die Dokumentation danach?

Ziel ist, dass du deine Prozesse selbstständig analysieren und im Blick behalten kannst. Im Retainer schaue ich in festen Abständen nach, ob die Abläufe im Alltag noch so laufen, wie sie aufgeschrieben sind.

Für welche Betriebe passt das?

Für mittelständische Unternehmen, zum Beispiel aus Logistik, Industrie, Medizin, Bau und Handwerk oder Dienstleistung.

Für wen passt es nicht?

Wenn du ein fertiges Konzept aus der Schublade erwartest oder nur ein Software-Tool einführen willst, ohne vorher zu klären, wie gearbeitet wird, bin ich der falsche Ansprechpartner.

Prozessdokumentation im Mittelstand

Prozessdokumentation: Aufschreiben, wie euer Betrieb wirklich arbeitet

Fast jeder Betrieb hat Abläufe, die gut funktionieren. Nur stehen sie bei den wenigsten irgendwo geschrieben. Wer wissen will, wie etwas läuft, fragt den Kollegen, der es schon lange macht.

Eine Prozessdokumentation beantwortet das, ohne dass jemand gefragt werden muss: Wer macht welchen Schritt, in welcher Reihenfolge, wer entscheidet und wo wird übergeben?

Ich bin Noah Habtom. Ich schreibe die Abläufe so auf, wie sie im Betrieb wirklich laufen, als BPMN, einer gemeinsamen Zeichensprache für Abläufe. Dann liegt das Wissen im Unternehmen und nicht im Kopf einzelner Mitarbeiter.

Kennst du das?

Wachstum

Die Aufträge wachsen, die Abläufe halten nicht mit

Die Aufträge wachsen, und es fühlt sich nach Erfolg an. Nur die Abläufe sind nicht mitgewachsen. Also bleibt die Arbeit bei denen, die das Wachstum mit aufgebaut haben, denn nur sie wissen, wie alles läuft. Irgendwann sind sie überlastet und gehen, und ihr Wissen geht mit. Neue Mitarbeiter stoßen dazu und finden nichts Aufgeschriebenes. Sie fragen herum, und niemand kann genau sagen, wie es läuft. Also suchen sie sich alles selbst zusammen, als müssten sie den Betrieb für sich neu erfinden. Das kostet Zeit und Nerven. Sie werden genervt und gereizt, und viele gehen wieder. Die hohe Fluktuation ist die Folge, weil das Wissen über Rollen und Abläufe nicht schriftlich dokumentiert ist.

Ich schaue hin: Welche Abläufe tragen das Wachstum, und wo hängt es an einzelnen Mitarbeitern?

Einarbeitung

Neue Mitarbeiter malen sich ihre Abläufe selbst auf

Der neue Mitarbeiter will gut starten und fragt nach, wie es läuft. Jeder Kollege erklärt es ein bisschen anders, weil jeder seinen eigenen Weg gefunden hat. Also zeichnet sich der Neue auf, was er verstanden hat, und merkt bei jedem Auftrag, dass etwas fehlt: eine Übergabe, eine Freigabe, eine Ausnahme. Nach einigen Wochen hat er ein Blatt Papier, das nur er versteht. Geht er, ist es weg, und der Nächste zeichnet wieder von vorn. Das Unternehmen hätte seine Abläufe selbst aufschreiben sollen, statt dass jeder Mitarbeiter es für sich tut.

Ich schaue hin: Wo steht heute, wie die Arbeit läuft, und wo hilft sich jeder Mitarbeiter selbst?

Qualität und Zertifizierung

Die Dokumentation gibt es, aber sie zeigt nicht, wie gearbeitet wird

Das Unternehmen braucht eine Zertifizierung, oder ein Kunde verlangt einen Nachweis. Also wird ein Handbuch geschrieben, meist am Schreibtisch und nach dem Soll. Im Alltag ändert sich der Betrieb weiter: neue Kunden, neue Ausnahmen, neue Abkürzungen. Das Handbuch ändert sich nicht mit. Die Mitarbeiter arbeiten nach dem, was sie kennen, und im Handbuch steht etwas anderes. Beim nächsten Audit wird aufwendig nachgeschrieben, was inzwischen längst anders läuft. Wie der Betrieb wirklich arbeitet, steht auch dann nirgends.

Ich schaue hin: Stimmt das Aufgeschriebene mit der Arbeit überein, und wer pflegt es?

Aufgeschrieben wird auf dem Weg, den ich immer gehe

Los geht es mit dem kostenlosen Erstkontakt, einem Online-Meeting. Danach folgt ein Schritt nach dem anderen, und du entscheidest nach jedem, ob und wie es weitergeht.

Vorstufe: Standortbestimmung

Ich schaue mir vor Ort an, wo ihr steht und was gebraucht wird, zum Beispiel welche Abläufe zuerst aufgeschrieben werden sollten. Danach mache ich dir ein konkretes Angebot für die Potenzialanalyse.

Potenzialanalyse: erst verstehen und aufschreiben

Ich spreche mit denen, die die Arbeit tatsächlich machen, und zeichne die Abläufe als BPMN auf. Am Ende ist aufgeschrieben, was bisher nur einzelne wussten.

Mehr zu diesem Schritt

Ich frage, was zuerst passiert, wer den nächsten Schritt macht, wer entscheidet und was passiert, wenn es nicht wie üblich läuft. Daraus entsteht eine übersichtliche Darstellung der Abläufe. Mit Hilfe von KI spare ich dabei Zeit, und ich zeige dir, wie du Prozesse nicht mehr von Hand modellieren musst.

Du bekommst: eine übersichtliche Darstellung der Abläufe, die größten Verbesserungspotenziale und ein abgestimmtes Ziel. Richtwert: etwa 3 Wochen bei 100 Mitarbeitern.

Optimierung: dann verbessern

Zeigen die aufgeschriebenen Abläufe Umwege, Doppelarbeit oder unklare Zuständigkeiten, führe ich die neuen Abläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten Schritt für Schritt ein.

Retainer und Audit: aktuell halten

Eine Dokumentation bleibt nur richtig, wenn sie mit dem Betrieb mitwächst. Deshalb schaue ich in festen Abständen nach, ob die Abläufe im Alltag noch so laufen, wie sie aufgeschrieben sind.

Prozessdokumentation: Aufschreiben, wie euer Betrieb wirklich arbeitet

Woran du merkst, dass sie fehlt