Neues System
Gebaut wird nach dem, was am Tisch erzählt wurde
Das Unternehmen führt ein neues System ein oder will Aufgaben automatisieren. Es setzt sich mit den Entwicklern an einen Tisch und erklärt, wie die Abläufe laufen. Das dauert Stunden. Die Mitarbeiter ergänzen aus dem Kopf, was ihnen einfällt. Eine Übersicht, wie sie ein BPMN zeigen kann, gibt es nicht: wie der Prozess abläuft und wer in welchem Schritt entscheidet und übergibt. Also gehen wichtige Details im Gespräch unter. Die Entwickler bauen nach dem, was sie verstanden haben. Im ersten Testlauf fällt auf, was fehlt: eine Ausnahme, eine Übergabe, eine Entscheidung, die nur ein Mitarbeiter kannte. Die Mitarbeiter sehen, dass das Ergebnis nicht zu ihren Abläufen passt, und arbeiten weiter wie bisher, woraus Widerstände und Reibungen entstehen. Dann beginnt die Abstimmung von vorn. Nach einem Jahr ist die Lösung bezahlt, aber sie passt nicht zum Betrieb, weil das Wissen der Mitarbeiter nie festgehalten wurde. Mit einem aufgeschriebenen Ablauf geht es anders: Die Entwickler sehen jeden Schritt, jede Entscheidung und jede Übergabe, und die Mitarbeiter erkennen ihre Arbeit im Ergebnis wieder.
Ich schaue hin: Wie läuft die Arbeit heute wirklich, wer entscheidet und übergibt, und ist das aufgezeichnet, bevor etwas gebaut wird?
Mehrere Systeme
Die Systeme sind da, aber die Informationen bleiben hängen
Im Betrieb laufen mehrere Systeme: eine Software für Aufträge, eine für die Buchhaltung, dazu Tabellen, die ein Mitarbeiter selbst gebaut hat. Jedes wurde eingeführt, weil es ein Problem lösen sollte. Wie die Arbeit von einem System zum nächsten weitergeht, hat niemand aufgeschrieben. Also tippt ein Mitarbeiter Daten ein zweites Mal ab oder schickt eine Tabelle per Mail an den Nächsten. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern. Ein weiteres System löst das nicht, solange niemand weiß, wo die Information tatsächlich verloren geht.
Ich schaue hin: Wo wird zwischen Abteilungen und Systemen etwas doppelt erfasst oder von Hand weitergegeben?
KI und Automatisierung
Alle reden über KI, aber niemand weiß, wo er anfangen soll
Die Geschäftsführung hat gelesen, was KI alles kann. Im Betrieb fragt niemand, welche Aufgaben sich dafür überhaupt eignen, denn nirgends steht, welche Schritte es gibt, wer sie macht und nach welchen Regeln entschieden wird. Die Mitarbeiter hören davon und sind unsicher, was sich für sie ändert. Ein erster Blick auf die eigenen Abläufe zeigt, wo ein Anfang möglich ist und was vorher noch fehlt.
Zur Potenzialanalyse für KI und Automatisierung
Ich schaue hin: Welche Aufgaben kehren regelmäßig wieder, sind beschrieben und folgen klaren Regeln?